Mendapati ijazah yang ternyata terdapat kesalahan tanggal lahir memang bikin panik, apalagi kalau kamu sedang butuh dokumen tersebut untuk melamar kerja di perusahaan/HRD, melanjutkan pendidikan, atau bahkan untuk mengurus administrasi ke Badan Kepegawaian Negara (BKN). Tapi, tenang saja—kesalahan seperti ini bisa diperbaiki secara resmi asalkan kamu mengikuti prosedur yang tepat.
Kenapa Tanggal Lahir di Ijazah Harus Benar?
Tanggal lahir di ijazah bukan sekadar detail kecil. Banyak proses penting seperti seleksi di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud), Kemenristekdikti, bahkan tes di Lembaga Tes Masuk Perguruan Tinggi (LTMPT) yang mewajibkan data di ijazah sesuai dengan Akte Kelahiran, Kartu Keluarga (KK), dan KTP. Jika berbeda, proses administrasi bisa terhambat.
Jenis Kesalahan yang Sering Terjadi
Sebenarnya, ijazah bisa saja mengalami beberapa kesalahan seperti salah nama lengkap, Nomor Induk Siswa Nasional (NISN), atau Nomor Induk Mahasiswa (NIM). Namun yang paling sering membuat repot adalah tanggal lahir yang tidak sama dengan dokumen kependudukan.
Dokumen yang Wajib Disiapkan
Sebelum mulai mengurus, siapkan dulu dokumen penting berikut ini:
- Ijazah asli
- Akte Kelahiran
- Kartu Keluarga (KK)
- KTP
- Surat Keterangan Sekolah
Pastikan seluruh dokumen asli dan fotokopi dokumen sudah lengkap dan datanya benar.
Prosedur Resmi Perbaikan Ijazah
Proses perbaikan dimulai dari Sekolah Asal (atau Bagian Akademik Perguruan Tinggi jika kamu sudah lulus dari kampus). Jika sekolah sudah tutup, kamu bisa menghubungi Dinas Pendidikan setempat, atau untuk sekolah berbasis agama, ke Kantor Kementerian Agama. Jangan lupa juga cek apakah perlu ke Kantor Cabang Dinas Pendidikan.
- Buat Surat Permohonan Koreksi Data dengan format surat resmi. Surat ini ditujukan ke Kepala Sekolah atau pejabat akademik terkait, lengkap dengan tanda tangan materai dan nomor surat.
- Lampirkan semua dokumen persyaratan.
- Ajukan ke petugas Dinas Pendidikan atau pejabat sekolah untuk diverifikasi.
Proses Verifikasi dan Estimasi Waktu
Setelah dokumen masuk, petugas Dinas Pendidikan atau pejabat sekolah akan melakukan verifikasi dokumen dengan mengecek arsip dokumen. Prosesnya biasanya memakan waktu beberapa hari kerja sampai Administrasi Akademik menerbitkan dokumen pengganti/penyempurnaan ijazah.
Biaya dan Kendala yang Mungkin Dihadapi
Biasanya ada sedikit biaya administrasi untuk proses ini. Kendala paling sering adalah dokumen tidak lengkap, kesalahan data di akta, atau ijazah rusak. Kalau sekolah sudah tutup, solusi terbaik adalah langsung mengurus ke Dinas Pendidikan Provinsi, Kemendikbud, atau lembaga pengelola seperti Kopertis/LLDIKTI.
Tips Agar Pengajuan Tidak Ditolak
- Pastikan legalitas dokumen terjamin (semua asli & valid).
- Lampirkan fotokopi dokumen yang sudah dilegalisir.
- Buat surat pernyataan bila diminta, lengkap dengan stempel sekolah untuk meyakinkan petugas.
- Lakukan validasi data diri sebelum mengurus agar tidak ada perbedaan informasi di setiap dokumen.
Pertanyaan Seputar Perbaikan Ijazah
- Ijazah hilang? Bisa diurus dengan surat kehilangan dari kepolisian dan prosesnya hampir sama.
- Ijazah dicoret atau ditimpa? Tidak dianjurkan, harus lewat prosedur resmi agar legal.
- Pengurusan kolektif dan kuasa pengurusan juga diperbolehkan dengan surat kuasa resmi.
- Beberapa Dinas Pendidikan menerima scan dokumen online untuk tahap awal.
Solusi Jika Sekolah atau Universitas Sudah Tutup
Tenang, masih bisa diurus! Hubungi langsung ke Dinas Pendidikan Provinsi, Kemendikbud, atau Kopertis/LLDIKTI untuk perguruan tinggi. Untuk madrasah, bisa ke Kemenag. Jika benar-benar sulit, bisa mencoba cek ke Arsip Nasional RI (ANRI).
Kesalahan tanggal lahir di ijazah memang bikin pusing, tapi bukan berarti tidak bisa diperbaiki. Selama kamu mengikuti prosedur resmi, menyiapkan dokumen, dan aktif bertanya ke Dinas Pendidikan atau Kemendikbud, prosesnya pasti bisa berjalan dengan lancar. Semoga pengalaman dan informasi ini membantu kamu yang sedang menghadapi masalah serupa!
